Pytanie do eksperta: Jak należy prowadzić księgi rachunkowe?
Odpowiedź eksperta: Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się za pomocą ksiąg rachunkowych, które prowadzone są przez podmioty gospodarcze zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim oraz w polskiej walucie.
Miejscem właściwym do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest siedziba zarządu jednostki gospodarczej, w sytuacji kiedy firma korzysta z pomocy innej jednostki księgi rachunkowe prowadzone będą poza siedzibą firmy.
Księgi rachunkowe otwierane i zamykane są na ściśle określony dzień, który wskazany został w Ustawie o rachunkowości. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych podmiotu, który kontynuować będzie działalność powinno odbyć się najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia, w którym zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy.
Jednostka zobowiązana jest ewidencjonować w księgach rachunkowych wszystkie operacje gospodarcze, które mają miejsce w danym miesiącu. Zapisy w księgach rachunkowych wykonywane są w sposób trwały. Obowiązują odpowiednie procedury i środki, które mają zabezpieczyć przed ich zniszczeniem oraz nieprawidłową modyfikacją. Aby zapis mógł pojawić się w księgach rachunkowych muszą istnieć odpowiednie dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Zapis operacji gospodarczej powinien zawierać:
- datę wystąpienia operacji gospodarczej,
- wskazanie dokumentu, który stanowi potwierdzenie zaistnienia operacji gospodarczej,
- treść operacji gospodarczej w skróconej i zrozumiałej formie,
- kwotę jakiej dotyczy dana operacja gospodarcza.
Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe powinny cechować się rzetelnością, sprawdzalnością oraz powinny być prowadzone na bieżąco. Zapewnia to wiarygodny obraz jednostki gospodarczej oraz umożliwia dokonywanie prawidłowych rozliczeń.